Пересылка корреспонденции – неотъемлемый аспект современных деловых взаимоотношений; обязательным условием ее обеспечения и доступности является изготовление конвертов. Представляя собой особый вид полиграфических изделий, конверты имеют, схожую с общей, технологию производства, заключающуюся в применении офсетного и цифрового метода печати, но последовательность работ, дополнительные методы послепечатной обработки, дизайн и количество используемой цветовой палитры остаются для данного типа продукции индивидуальными.

Изготовление конвертов – это трудоемкий процесс, для осуществления которого необходимо знание современных технологий производства, наличие функционального оборудования, а также, в большинстве случаев, и компетенция в области разработки дизайна.

В широком понимании, конверт (от французского couvrir — покрывать) представляет собой оболочку, карманоподобную «емкость» (чаще бумажную, полипропиленовую или из иного схожего материала), предназначенную для вкладывания, хранения и закрытой пересылки различных плоских предметов (бумаг, дисков и т.д.). 

Технологически, согласно утвержденного ГОСТа, изделия состоят из:  

«кармана» - плоского отсека для вкладывания предметов, имеющего лицевую (где указываются адреса получателя, отправителя, может содержаться графическая атрибутика) и оборотную стороны;

закрывающего клапана – небольшого выступающего края (с липким или самоклеящимся покрытием), позволяющего надежно закрыть конверт, запечатать пересылаемые/хранимые/передаваемые предметы. Клапан может быть боковым или верхним, располагаться вдоль короткого или длинного края соответственно.

На лицевой стороне некоторых изделий также может размещаться прозрачное окно, что удобно для пересылки некоторых видов корреспонденции. Например, когда вкладываемый документ содержит напечатанные координаты адресата, которые будут видны через прозрачное окно конверта и избавят от повторного вписывания почтовых данных.

Прежде чем выбрать технологию производства и приступить к непосредственному изготовлению, необходимо определить оптимальный формат конвертов.

Он зависит от планируемого назначения изделий. 

Наиболее распространенными и востребованными форматами конвертов являются: 

• DL/Е65 (110х220 мм) – это Евроформат, широко используемый для личной и деловой переписки, предназначен для вложения листов А4, сложенных втрое;
• С4 (229х324 мм) – конвертный «аналог» А4, позволяет пересылать без сложения документы, рекламные каталоги и прочие материалы, имеющие размер стандартного листа;
• С5 (162х229 мм) – удобен для рассылки рекламных предложений, листовок и открыток, в нем размещаются листы А5 или А4, сложенные вдвое;
• С6 (114х162 мм) – соответствует формату бумаг А6, такие конверты до недавнего времени были весьма популярны, являлись стандартными на территории России и других стран СНГ;
• С65 (114х229) – несколько больше формата Евро, удобны для машинной упаковки листов А4, сложенных втрое;
• CD (125х125мм) – конверты для стандартных CD и DVD дисков, могут быть оснащены прозрачным круглым окошком с диаметром 100мм.

Приступая к разработке и последующему производству конвертов, необходимо определить их назначение. Как правило, удобнее изготовить небольшие тиражи изделий нескольких разных форматов, нежели выполнить изготовление значительного количества «универсальных» конвертов «на все случаи жизни». Независимо от того, передаются документы (бумаги, диски) в руки или пересылаются почтой, их наибольшая сохранность обеспечивается в том случае, если упаковка по формату максимально совпадает с предметом, помещаемым внутрь.

Материал изготовления

Основной производственный материал, из которого осуществляется изготовление конвертов – это бумага: 

• наиболее экономичный и часто используемый вариант – бумага офсетная плотностью 80 – 120 г/м2;
• если же необходимо произвести положительное впечатление, подчеркнуть большую важность послания, то изготовление конверта может выполняться из мелованной бумаги;
• для самых престижных, дорогих конвертов, призванных рассказать о солидности отправителя и его корреспонденции, используют дизайнерские бумаги различной плотности, чаще такие изделия не только помогают доставить вложенное сообщение, но и выполняют рекламную функцию.

Реже конверты изготавливаются из тонкого картона, полипропилена и прочих материалов. 

Основной цвет используемой бумаги – белый. Для придания фирменной корреспонденции оригинальности, могут быть использованы и цветные материалы – обычно с легкими пастельными или яркими, но светлыми оттенками. Как правило, такие изделия используются для внутрикорпоративной корреспонденции, передачи писем курьером, так как для российской и международной пересылки существуют строгие правила.

Технология производства конвертов основана, главным образом, на выборе типа печати. Выделяют два основных способа: 

Цифровая печать – этот метод наиболее удобен для небольших фирм и организаций, использующих ограниченные объемы корреспонденции. Его главное преимущество заключается в возможности быстрого, оперативного внесения дополнений и изменений во внешний вид создаваемых конвертов. Работы занимают минимум времени. Продукцию, выполняемую данным способом, выгоднее заказывать в небольших типографиях, студиях дизайна и т.д. Это очень удобно для фирм т корпораций, не только при создании конвертов, но и когда необходимо выполнить дизайн годового отчета, осуществить его печать и прочее.

При необходимости производства крупных тиражей целесообразнее обращаться в типографии, оснащенные оборудованием для офсетного способа печати, что позволит сэкономить средства на изготовлении конвертов. Офсетный метод отличается тем, что печать выполняется с помощью специального цилиндра, на котором нанесено изображение. В отличие от цифрового метода, офсет позволяет использовать металлизированные краски и прочее, выполнять печать любого качества. Но, нужно учитывать, что внесение корректировок в созданный макет нуждается в изготовлении нового печатного цилиндра, что требует большего времени и несет дополнительные расходы. Поэтому желательно более скрупулезно, внимательно подходить к созданию макета.

Печать может осуществляться как уже на готовых конвертах, так и на листах, из которых впоследствии они будут изготовлены. Второй вариант накладывает меньше ограничений. Печать зависит от того, какой именно дизайн конвертов выбран. Она может быть одно-, двух-, трех- или полноцветной односторонней. 

 

Важно помнить, что оформление конвертов – это, своего рода, дизайн упаковки корреспонденции, которая выполняет не только практическую, но также, рекламную и маркетинговую функции.